Der Schlüssel zum Erfolg: So gelingt Ihnen die S/4HANA Migration

23.08.2023

Eine SAP S/4HANA Migration birgt echte Vorteile – von Echtzeit-Analysen bis hin zu verbesserten Geschäftsprozessen. Warum viele Unternehmen trotzdem zögern, wenn es um die Frage einer S/4HANA-Migration geht? Weil es nicht das eine Rezept für eine reibungslose und erfolgreiche Implementierung gibt. Allein die Menge an Informationen über die HANA-Datenbank und die neue Business Suite S/4HANA kann überfordern. Außerdem lauern auf dem Weg komplexe und zum Teil kostspielige Entscheidungen auf Sie. Damit Ihnen der Umstieg auf die innovative Plattform trotz Herausforderungen bei der Implementierung gelingt, bringen wir jetzt Licht ins Dunkel. In diesem Blogartikel informieren wir Sie umfassend über alle Vorteile, Herausforderungen, Migrationsmethoden und Schritte zu einer erfolgreichen S/4HANA-Migration.

Themenberichte

Inhaltsverzeichnis

Die Vorteile der S/4HANA Migration

SAP S/4HANA stellt das Bindeglied zwischen einem Unternehmen und seinen Geschäftspartnern dar. Es vereint Big Data und das Internet of Things (IoT) und lässt sich dadurch von allen Unternehmensbereichen bespielen – vom Controlling über Finance und Marketing bis zu Personalwesen und Produktion.

Was Sie bei einer Implementierung in jedem Fall erwarten können, sind verbesserte Prozesse, beschleunigte Datenanalysen und Prognosen. Die neue Anwendungsoberfläche macht die Handhabung optisch und funktional zu einem ganz neuen Erlebnis. Das freut vor allem die Mitarbeitenden, die tagtäglich damit arbeiten. Um die Entscheidung einer Migration auf SAP S/4HANA fundiert treffen zu können, sollten Sie die Funktionen des Systems gut kennen. Das sind die wichtigsten Vorteile der neuen Business-Suite.

Die drei verschiedenen Betriebsmodelle

Das System S/4HANA lässt den Anwender*innen die Wahl. Es kann sowohl als On-Premise-Modell, als Cloud-Modell oder als Hybridlösung bereitgestellt und genutzt werden. Während die Cloud-Lösung mit ihrer SaaS-Architektur für besonders viel Flexibilität und Skalierbarkeit steht, liegen die Vorteile der On-Premises in der vollen Kontrolle über die Infrastruktur und einer erhöhten Datensicherheit. Mit dem Hybrid-Modell ist eine individuelle Nutzung von S/4HANA mit dem Besten aus beiden Welten möglich.

Die fortschrittliche Echtzeit-Analyse

S/4HANA basiert auf der In-Memory-Datenbank SAP HANA, durch die eine Analyse großer Datenmengen besonders schnell und effizient möglich ist. Auf dieser Grundlage erkennen Sie Trends, können Prognosen erstellen und treffen wichtige Entscheidungen effektiv und fundiert.

Die integrierten Modullösungen

Mit S/4HANA haben Sie den gesamten Blumenstrauß Ihres Unternehmens in einer Hand. Ob Finanzwesen, Vertrieb, Einkauf, Produktion oder Lagerhaltung – alle Funktionen und Module werden in das System integriert. Dadurch haben Sie einen ganzheitlichen Überblick über alle Unternehmensabläufe und Ihnen gelingt eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Ebenen.

Die vereinfachte Datenmodellierung und Prozessoptimierung

S/4HANA bündelt all Ihre Prozesse und Daten in einem einzigen Modell. Durch eine Implementierung von S/4HANA reduzieren Sie Ihre Datenkomplexität automatisch. Sie erleichtern Ihre Geschäftsprozesse durch automatisierte Workflows, Echtzeit-Analysen und die Integration verschiedener Unternehmensbereiche. Dadurch können Sie Prozesse in Ihrem Unternehmen effizienter gestalten und Kosten senken.

Die nutzungsfreundliche Oberfläche SAP Fiori

Mit der Nutzungsoberfläche SAP Fiori sorgt S/4HANA für eine optimierte Bedienung. Sie ist intuitiv und personalisierbar, sodass sie allen Mitarbeitenden von der IT bis zur Personalverwaltung die Nutzung und Anpassung erleichtert.

Wann lohnt sich die Implementierung von S/4HANA?

Mit dem 50-jährigen Jubiläum im Jahr 2022 hat Software-Gigant SAP angekündigt, ab 2027 den Support und die Entwicklung für alle älteren SAP-ERP-Systeme wie beispielsweise SAP R/3 einzustellen. Mit dieser Frist stehen viele Unternehmen und deren IT vor der einen großen Frage: Lohnt sich eine S/4HANA-Migration? Häufig haben sich die Anwender*innen schließlich gerade so mit dem bestehenden ERP-System angefreundet. Und auch verschiedene Risikofaktoren erschweren es Unternehmen, ihre Migration erfolgreich bis zum Ende durchzuführen. Dementsprechend birgt die Entscheidungsfindung viel Diskussionspotential. Sie sollte nicht allein auf Grundlage dieses Ultimatums gefällt werden, sondern mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen.

Den Ballast einer veralteten ERP-Legacy-Architektur loslassen

Hat sich Ihr ERP-System über die Jahre zu einem dichten Code-Urwald entwickelt und einst innovative Arbeitsabläufe sind ineffizienten Prozessen gewichen, ist es höchste Zeit für einen Kahlschlag. Um diesen alten Ballast abzuwerfen, kann eine S/4HANA-Migration die perfekte Lösung sein. Wenn Sie also noch unsicher sind, ob eine Implementierung des neuen Systems in Frage kommt, sollten Sie prüfen, welche Daten, Codes und Prozesse Ihren Anforderungen im täglichen Geschäft weiterhin gerecht werden. S/4HANA hilft Ihnen dabei, verschiedene Funktionalitäten in einem einzigen System zu vereinen, Abläufe zu beschleunigen und Ihre komplexe Systemlandschaft zu rationalisieren.

Langfristige Ziele im Change Management realisieren

Weitere Gründe für die Migration auf das neue System sind langfristig geplante, strategische Veränderungen im Unternehmen selbst. Das können beispielsweise angestrebte Modernisierungen eines Unternehmens sein, dem eine Ausgliederung aus seiner Muttergesellschaft bevorsteht. Häufig sehen Entscheidungsträger*innen S/4HANA als Motor für eine modernisierte Geschäftsstrategie an. Oftmals stecken auch geplante Fusionen mit oder Übernahmen von anderen Unternehmen hinter dem Interesse an einer Migration, wenn derzeit verschiedene Systeme genutzt werden.

Mit der digitalen Zukunft gehen

Es ist nicht von der Hand zu weisen – ohne die Weiterentwicklung und den Support von Ihrem aktuellen ERP-System werden Ihrem langfristigen Erfolg Steine in den Weg gelegt. Denn mit Geschäftsmodellen von gestern erreichen Sie keine Ziele von morgen. Mit der Entscheidung für S/4HANA stellen Sie deshalb Ihre Weichen auf eine wettbewerbsfähige Zukunft. Indem Sie sich für die Migration entscheiden, nutzen Sie fortschrittliche In-Memory Funktionen wie Echtzeit-Analysen und Künstliche Intelligenz und setzen damit bewusst den Fokus auf eine digitale Transformation.

Die größten Herausforderungen bei der S/4HANA-Migration

Vielen IT-Fachkräften wird bei dem Gedanken an den Umzug auf ein neues System ganz anders. Und das zurecht – auf dem Weg lauern diverse Stolpersteine, die Ihre Prozesse verlangsamen oder im schlimmsten Fall das gesamte Geschäft lahmlegen können. Hier erfahren Sie, welche Herausforderungen Sie erwarten und wie Sie diese geschickt umgehen können.

Zeitlicher Druck und unsaubere Daten

Bis 2027 soll der Support und die Weiterentwicklung der bisherigen ERP-Systeme voraussichtlich eingestellt werden, mit der Option auf eine Verlängerung bis 2030. Doch nur, weil SAP eine Deadline genannt hat, sollten Sie sich nicht unter Druck setzen lassen. Der größte Fehler bei der Migration ist ein vorschnelles, nicht durchdachtes Handeln. Werden in der Anfangsphase die komplexen Geschäftsabläufe nicht auf ihre Funktionalität geprüft und die etablierten Codes des Altsystems nicht neu analysiert, übermitteln Sie womöglich unsaubere Daten und ineffiziente Prozesse.

Umzug der relevanten Funktionen

Die Basis der IT-Umgebungen sind häufig ein komplexer Mix aus Private-Cloud- und lokalen, aber auch SaaS-Anwendungen. Die Silos zwischen diesen Systemen müssen für die Transformation aufgebrochen werden, wofür eine gute Integrationsschicht und ein ausgereiftes Datenmodell nötig sind. Deshalb wäre es fatal, nicht zu ermitteln, ob und wie die neue Plattform alle notwendigen ERP-Funktionen Ihres Bestandssystems abbilden kann. Die Wahl der richtigen Migrationsmethode ist entscheidend. Insbesondere, wenn sie sich für die Implementierung von S/4HANA »auf der grünen Wiese« – also von Grund auf neu – entscheiden, ist die Abstimmung zwischen den Geschäftsanforderungen der Gegenwart und den Möglichkeiten der Zukunft wichtig. Nur so kann das Projekt einen Mehrwert bieten und die digitale Transformation gelingen.

Migration im Alleingang

Je größer ein Unternehmen ist, desto vielschichtiger sind häufig seine Bestandssysteme und desto herausfordernder ist eine ordentliche Migration aller Daten und Prozesse. Wie Sie sicherlich bereits bemerkt haben, ist bei der Implementierung deshalb tiefes Fachwissen gefragt. Viele Unternehmen können diese Ebene mit ihrer eigenen IT-Abteilung allein nicht abbilden. Kompetente Implementierungspartner können sowohl bei den Vorbereitungen zur SAP S/4HANA-Migration mit Ihrer Erfahrung unterstützen, als auch federführend bei der Umsetzung sein. Selbstverständlich kann diese nur in enger Zusammenarbeit mit den Auftraggeber*innen selbst funktionieren, die ihre Geschäftsprozesse und Bedürfnisse am besten kennen. Die Partner*innen behalten währenddessen einen kühlen Kopf und den Überblick über die Ausgangssituation, die gegenwärtige Infrastruktur und die angestrebte Architektur in der Zukunft.

Wahl des Implementierungspartners

Prüfen Sie bei der Wahl Ihres Supports unbedingt, welche Kosten anfallen werden, welcher Zeitrahmen für die Transformation angesetzt ist und, wie viele Personen an Ihrem Projekt mitarbeiten werden. Eine SAP S/4HANA-Zertifizierung ist zusätzlich ein guter Indikator für die Erfahrung und Professionalität, die Sie von Partner*innen erwarten können. Von der Planung bis zur Umsetzung und dem laufenden Betrieb – mit innovativen Technologien, verschiedenen Implementierungsmethoden und Best Practices steht Ihnen ein Partnerunternehmen besonders in den schwierigen Momenten zur Seite und beschleunigt Ihre Migration.

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Zu allen Themen rund um die Migration von Ihrem bestehenden System auf S/4HANA beraten wir Sie bei prismat jederzeit gern. Lassen Sie uns gemeinsam eine Lösung finden, die zu Ihnen passt.

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Zwei prismat-Angestellte vor einem Roll-Up-Banner zum Thema »RISE with SAP«

Die besten Migrationsmethoden für SAP S/4HANA

So vielseitig, wie die Gründe zur S/4HANA-Implementierung, sind auch die Strategien zur Migration. Für welche Migrationsmethode sich ein Unternehmen entscheidet, orientiert sich häufig daran,

in welchem Umfang der Prozess erfolgen soll,
ob Support von einem Implementierungspartner oder SAP selbst erforderlich ist und
in wessen Cloud-Infrastruktur das bestehende ERP derzeit gehostet wird.

Auf die am häufigsten verwendeten und damit am besten bewährten Migrationsstrategien wollen wir an dieser Stelle kurz eingehen. Für weitere Details empfehlen wir zudem unseren Themenbericht »Brownfield vs. Greenfield«, in dem wir diese beiden Ansätze miteinander vergleichen.

Die Greenfield-Migration

Stellen Sie sich einen Garten mit einer Wiese vor und es wächst bisher nur grünes, saftiges Gras. Dort haben Sie jetzt die Freiheit, diese Grünfläche so zu gestalten und bepflanzen, wie es Ihnen gefällt. Dieser Garten ist im Greenfield Ansatz die Basis, auf der Sie ein neues ERP-System mit S/4HANA sprießen und gedeihen lassen. Mit der Zeit werden hier Gräser und Blumen und sogar ganze Büsche und verästelte Bäume wachsen. Bei dieser Methode der Implementierung beginnen Sie also ganz von vorn. Viele der Unternehmen, die sich für diesen Weg entscheiden, wechseln von einem anderen Anbieter zu SAP oder wollen ihr veraltetes ERP-System durch S/4HANA ablösen. Entsprechend groß ist dadurch allerdings der Aufwand, auf einen Schlag alle bereits bestehende Geschäftsprozesse in die neue Anwendung zu integrieren. So, wie Pflanzen gepflegt werden wollen, damit sie kräftige Blätter bekommen und schöne Blüten tragen, kostet Sie die Greenfield-Migration Zeit, Budget und Geduld. Mit einem guten Migrationsplan ist diese Variante aber die ideale Möglichkeit, um alle Vorteile des S/4HANA-Systems auszuschöpfen und vom SAP-Standard zu profitieren. Ebenso hilfreich kann der Einsatz von Best-Practice-Lösungen sein, die von Beratung- und Entwicklungshäusern mit der praktischen Erfahrung von SAP-Implementierungen kommen. Die prismat/RAKETE für S/4HANA bspw. bietet vorkonfigurierte Prozesse inkl. Entwicklungsbausteine, die schon vor dem Start des Projekts anhand eines Demosystems oder während einer Prototyping-Phase mit Unternehmensdaten ausprobiert werden können.

Der Brownfield-Ansatz

Um kräftige Wurzeln und ein gesundes Blattwerk aufzubauen, braucht eine Pflanze fruchtbaren Mutterboden. Die Erdschicht speichert Wasser und enthält alle lebenswichtigen Nährstoffe. Der Brownfield Ansatz bietet Ihnen einen solch sicheren Boden für Ihre S/4HANA Implementierung. Als Basis für die Migration nutzen Sie Ihr Altsystem und bauen es Stück für Stück nach. Zu Beginn ist auch beispielsweise nur eine Teilmigration Ihres Finanzwesens auf das Finanzmodul SAP S/4 Finance und die Integrationsplattform Central Finance möglich. Da sich diese nur im Backend abspielt, können Sie ohne viele Unterbrechungen im Tagesgeschäft umziehen. So verwenden Sie, zumindest am Anfang, bestimmte Legacy-Komponenten weiter und entscheiden Schritt für Schritt, welche weiteren Pflanzen Sie in Ihrem Boden aussäen wollen.

Der Bluefield-Ansatz

Oft wird »der Kompromiss« aus Greenfield- und Brownfield-Ansatz auch als Bluefield-Ansatz betitelt. Für diesen gilt es, die bleibenden Kernprozesse zu identifizieren und diese bzw. vor- und nachgelagerte Prozesse und Transaktionen zu flexibilisieren, um sie in ein neues Prozessgefüge einzubinden. Das kann unter Umständen so komplex ausfallen, wie es klingt. Deshalb lohnt sich der intensive Vergleich mit branchenweiten Best-Practices. Im Rahmen eines Prototypings können dafür auch Unternehmensdaten herangezogen werden und das Customizing im Sinne der bleibenden »Alt-Prozesse« vorgenommen werden. So erhält man ein Gefühl für das Zusammenspiel aus bekannten und unbekannten Prozessen im Rahmen des neuen Systems.

Rise with SAP

Wenn der Greenfield-Ansatz die grüne Wiese und der Brownfield-Ansatz der sichere Mutterboden ist, dann ist der Migrationsansatz »Rise with SAP« das Samentütchen. Mit dieser Bündelung an Produkten und Dienstleistungen gibt SAP seinen Kund*innen ein aufeinander abgestimmtes Ökosystem an die Hand. Dieses säen Sie auf einer Public Cloud von SAP aus oder über einen Hyperscaler, beispielsweise die Google Cloud Platform (GCP) oder Amazon Web Services (AWS). Für Ihr Saatgut gilt es, via Business Process Reengineering Ihre Geschäftsprozesse neu zu organisieren. Hierfür, sowie für die genaue Entwicklung Ihrer individuellen Ansprüche, stehen Ihnen erfahrene und auf die jeweiligen Geschäfts- und Prozessbereiche spezialisierte SAP-Partner*innen zur Verfügung. Die prismat GmbH unterstützt beispielsweise beim Thema Digital Supply Chain Management, damit bei der Migration nichts misslingen kann.

Unsere Best Practices für SAP S/4HANA

Damit nichts schief gehen kann, geben wir Ihnen zu guter Letzt einige bewährte Best Practices für Ihre Migration auf S/4HANA an die Hand.

Alle Stakeholder mit einbeziehen

Viele Projekte scheitern daran, dass die Höhe der Kosten und der Umfang des Aufwands unterschätzt werden. Damit es eine Migration wirklich bis zum Ende schafft, brauchen sowohl die IT-Profis als auch die Fachbereich deshalb die volle Unterstützung ihrer Geschäftsführer*innen. Bestenfalls überzeugen Sie alle Entscheidungsträger*innen von den Vorteilen eines ganzheitlichen S/4HANA-Systems für Ihr Unternehmen, noch bevor Sie den Prozess anstoßen.

Codes entstauben und Prozesse umdenken

Wer seine Prozesslandschaft eins zu eins auf S/4HANA umzieht, hat nichts gewonnen – außer vielleicht die alten Probleme in einem neuen Gewand. Dabei kann es durchaus befreiend wirken, hin und wieder den IT-Hausstand auszusortieren. Die Vorbereitungen zur S/4HANA-Migration eignen sich daher bestens, um nur das Nötigste mit ins neue SAP-Haus zu nehmen und eine einheitliche sowie standardnahe Gesamtlösung zu etablieren. Das vereinfacht die Wartung des zukünftigen Systems und öffnet es für kommende Erweiterungen und neue Funktionen. Zudem können Sie die IT-Kompetenz bündeln und Know-how zu Drittlösungen nach und nach durch ganzheitliches Wissen ersetzen.

Abteilungen und Prozesse in Einklang bringen

Viele Kommunikationsprobleme entstehen im Geschäftsalltag durch die Aufspaltung einzelner Arbeitsbereiche in verschiedene IT-Prozesse. In der neuen S/4HANA-Landschaft haben Sie (auch durch das Ausmisten) die Möglichkeit, diese Einzelteile wieder miteinander zu verbinden. Durch die Bündelung aller Inhalte in einem System und die globale Einführung von Daten, reduzieren Sie automatisch Dopplungen, Missverständnisse und Verluste. Vereinheitlichung und Transformation braucht Akzeptanz und da hilft es, die neue Lösung so früh wie möglich erfahrbar zu machen. In der Discovery-Phase empfiehlt sich der Einsatz von Demosystemen, um Best-Practices, Systemstandards und das sogenannte »Look & Feel« kennenzulernen.

Die Migration Tools im Vorfeld zeigen lassen

Zu dem »S/4HANA Migration Cockpit« ist vieles gut dokumentiert auffindbar – welche Migrationspfade und vorkonfigurierten Objekte zur Verfügung stehen, wie das Mapping zustande kommt und vieles mehr. Dennoch ist es sehr hilfreich, den Migrationsplan anhand konkreter Business-Lösungen und mit einem auf S/4HANA-Migrationen spezialisierten Beratungs- und Entwicklungshaus durchzugehen. So wird für alle Beteiligten verständlich, welche Aufgaben mit einer Migration verbunden sind, welche Grenzen bei den Standard-Tools bestehen und welche Erweiterungen eine erfolgreiche Migration erleichtern.

Die richtige Projektmethodik anwenden

Welche Projektorganisation passt zu Ihrem Vorhaben und dem Zusammenspiel von IT-Abteilung(en), Fachbereichen, Key-Anwender*innen und Dienstleistenden? Auch hier gibt es nicht nur Schwarz oder Weiß: Je nach Branche oder individueller Ausprägung Ihres Unternehmens kann eine Mischform aus agilem Projektmanagement und linearem Vorgehensmodell am geeignetsten sein. Am meisten helfen Ihnen Implementierungspartner, die Ihnen Ihre Projektmethodik anhand der verschiedenen Projektphasen schon im Vorfeld vorstellen und diese auf Ihr Vorhaben beziehen können. Indem Sie diese mit den individuellen Bedarfen Ihres Unternehmens abgleichen, entscheiden Sie sich gemeinsam für die effizienteste Vorgehensweise.

Zeit im Blick behalten – kurzfristig und langfristig

Der Faktor Zeit sollte eine Rolle bei der Planung spielen, noch bevor Sie mit der Implementierung beginnen. Indem Sie beim Setup des neuen S/4HANA-Modells Ihre Bedürfnisse für die Zukunft im Blick haben, erschaffen Sie ein anpassungsfähiges, flexibles System. Setzen Sie sich auch schon in der Planungsphase eine zeitliche Grenze für die Dauer der Transformation. Ein auf die Migration spezialisiertes Partnerunternehmen hilft Ihnen dabei, Ihr finanzielles und zeitliches Budget einzuhalten und Enttäuschungen zu vermeiden.

Fazit

Eine Systemmigration auf SAP S/4HANA kann eine nervenaufreibende Aufgabe sein, die durchaus hohe Kosten, diverse Risiken und viel Zeit beansprucht. Die Entscheidung für eine Migration sollte nicht unüberlegt getroffen werden und mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Eine gute Planung und genaue Durchführung sind daher wichtig, damit sich dieser Aufwand lohnt.

Wenn die Herausforderungen gemeistert und die Implementierung erfolgreich durchgeführt wird, belohnt Sie das System mit verbesserten Prozessen, Echtzeit-Analysen, vielfältigen integrierten Lösungen und einer benutzerfreundlichen Oberfläche. Letztlich bietet die Migration auf SAP S/4HANA die Möglichkeit, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, Ihre Datenkomplexität zu reduzieren und sich für die digitale Zukunft zu rüsten. Mit einer sorgfältigen Planung und der Unterstützung von Expert*innen können Unternehmen diese Herausforderungen meistern und die Vorteile von S/4HANA voll ausschöpfen.

Mehr Informationen zu SAP S/4HANA?

Lernen Sie alles, was Sie über die neue Business-Suite und ihre Funktionen wissen müssen. Wir geben Ihnen einen Überblick über SAP S/4HANA.

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