Logistik 4.0: Mit dem digitalen Lieferschein in eine papierlose Zukunft

Der digitale Lieferschein ist die Antwort auf die Frage, wie man Liefer- und Transportprozesse entlang der Supply Chain transparenter und umweltfreundlicher gestalten kann. In der dynamischen Welt der Logistikbranche steht Effizienz an oberster Stelle. Papierbasierte Prozesse sind deshalb oft ein Hindernis für eine reibungslose Abwicklung von Lieferungen und Transporten. Hier setzt das innovative Cloud4Log-Projekt an, das eine Plattform geschaffen hat, auf der sich Unternehmen registrieren und ihre ERP-Systeme vernetzen können. Stakeholder entlang der Supply Chain erhalten Einsichts- und Zugriffsrechte auf digitale Dokumente. Das Ziel ist es, den manuellen Aufwand zu minimieren und die Effizienz der Lieferkette zu maximieren. Das sign-pad von prismat spielt dabei eine wichtige Rolle, weil es die digitale Unterschrift direkt in SAP-Anwendungen ermöglicht. In unserem Blogartikel gehen wir tiefer auf die Bedeutung des digitalen Lieferscheins für die Logistikbranche ein und beleuchten, wie Cloud4Log und das sign-pad von prismat zusammen die Zukunft der Lieferketten neu gestalten.

1. Warum sollte man Lieferscheine digitalisieren?

Unternehmen, die ihre Brötchen mit der Transportlogistik verdienen, stehen vor einer Vielzahl von Herausforderungen. Der Umgang mit papierbasierten Lieferscheinen erscheint dabei erstmal als eines der kleineren Übel. Bei einem Fehler im Laufe der Supply Chain wird dabei allerdings schnell aus einer kleinen Mücke ein Elefant.

Die Herausforderungen des papierbasierten Lieferscheins

Die traditionelle Methode des Dokumentenaustauschs via Papier führt zu hohen manuellen Aufwänden und ineffizienten Prozessen entlang der Lieferkette. Im Prozess ist der Status einer Lieferung häufig unklar, denn weder der aktuelle Standort, noch der Fortschritt der Lieferung kann nachverfolgt werden. So können Engpässe oder Verzögerungen nicht frühzeitig erkannt und entsprechend reagiert werden. Das führt unweigerlich zu verärgerten Kunden und letztendlich auch zu Umsatzeinbußen. Papierdokumente sind grundsätzlich anfällig für Verluste und Beschädigungen. Außerdem erfordert das Handling von Papierbelegen Zeit und Ressourcen, die besser in andere Bereiche der Logistik investiert werden könnten.

Die Bedeutung der Digitalisierung für die Lieferketten

Die Digitalisierung spielt eine entscheidende Rolle bei der Bewältigung dieser Herausforderungen und trägt maßgeblich zur Effizienz und Nachhaltigkeit der Lieferketten bei. Durch den Schritt Lieferscheine zu digitalisieren können Unternehmen den manuellen Aufwand in diesen papierbasierten Prozessen deutlich reduzieren. Digitale Dokumente sind leichter zugänglich, transparenter und einfacher zu verwalten als ihre gedruckten Pendants. Dies führt zu einer beschleunigten Abwicklung von Lieferungen, einer verbesserten Rückverfolgbarkeit und einer insgesamt effizienteren Lieferkette. Darüber hinaus kann die Digitalisierung zur Nachhaltigkeit der Lieferketten beitragen, indem sie den Verbrauch von Papier und anderen Ressourcen reduziert. Achtet das Unternehmen dann noch auf nachhaltiges Data Housing, bedeutet weniger Papier nicht nur weniger Abfall, sondern auch einen geringeren ökologischen Fußabdruck der Logistikbranche. Durch die Nutzung digitaler Technologien können Unternehmen ihre Umweltauswirkungen minimieren und gleichzeitig ihre betriebliche Effizienz steigern.

Ein Entwickler von prismat im Gespräch.

2. Cloud4Log führt den Weg in die digitale Revolution des Lieferscheins

Im Oktober 2022 wurde auf dem Deutschen Logistik-Kongress in Berlin ein bedeutender Schritt in die Zukunft der Logistikbranche gemacht. Die Bundesvereinigung Logistik (BVL) und GS1 Germany gaben den Startschuss für den Livebetrieb von Cloud4Log, einer innovativen Cloud-Plattform, die das Potenzial hat, die Art und Weise, wie Waren transportiert werden, für immer zu verändern.

Das Pilotprojekt nimmt Fahrt auf

Mit mehr als 180 Millionen Blatt Papier, die jährlich allein im deutschen Lebensmitteleinzelhandel für Lieferscheine verwendet werden, steht die Notwendigkeit einer solchen Innovation außer Frage. Die Plattform, die in Zusammenarbeit mit T-Systems entwickelt wurde, nutzt die Open Telekom Cloud, um sicherzustellen, dass die Datenverarbeitung und -speicherung unter strikter Einhaltung europäischer Datenschutzstandards erfolgt. Während der vierwöchigen Praxistests, an denen führende Unternehmen aus Industrie, Handel und Logistikdienstleistung teilnahmen, bewies Cloud4Log seine Effektivität und Zuverlässigkeit. Ab November 2022 startete die Plattform dann in den Pilotbetrieb, zunächst fokussiert auf Komplettladungen und im Laufe des Jahres 2023 auch auf komplexeren Transportarten wie Teilladungen und Stückgut.

Die Wegbereiter für den Logistikstandard

Die Beteiligung von über 40 namhaften Unternehmen, darunter Schwergewichte wie Eckes Granini, Henkel, Nestlé, DHL Supply Chain und Lidl, unterstreicht die breite Branchenakzeptanz und das Vertrauen in Cloud4Log. Diese Kooperation verschiedenster Akteure ist ein klares Signal, dass die Plattform nicht nur eine technische Lösung, sondern eine Bewegung hin zu einem neuen Branchenstandard darstellt. Mit geplanten Erweiterungen wie einer digitalen Pforte, die Fahrern alle notwendigen Informationen direkt auf ihr Smartphone liefert, und einem digitalen Self-Check-In-Service, setzt Cloud4Log darauf, die Effizienz entlang der gesamten Lieferkette weiter zu steigern. Die Einführungsphase, die bis April 2023 andauert, ist nur der Beginn einer längeren Transformation, in der Cloud4Log die Art und Weise, wie Logistik operiert, neu definieren wird.

3. Die Vorteile des digitalen Lieferscheins mit Cloud4Log

Die Vorteile des digitalen Lieferscheins mit Cloud4Log

Effizienz und Prozessbeschleunigung

Durch die Einführung digitaler Lieferscheine werden alle operativen Prozesse verbessert. Es entfallen der Druck, die Weitergabe und die Quittierung von Papierbelegen, was den gesamten Lieferprozess beschleunigt. So ist auch eine effizientere Handhabung von Mengenabweichungen, Qualitätsmängeln oder Schäden und eine schnellere Fehlerbehebung möglich.

Zugänglichkeit und Sicherheit

Die Cloud-Lösung sorgt dafür, dass die digitalen Lieferscheine zentral gespeichert werden. Sie sind für die Dauer des Lieferprozesses und zehn Wochen darüber hinaus jederzeit abrufbar, was einen sofortigen Zugriff auf benötigte Dokumente gewährleistet. Dabei haben nur die unmittelbar am Prozess beteiligten Personen Zugriff auf die jeweils aktuellen Dokumente, wodurch die Datensicherheit erhöht wird

Benutzerfreundlichkeit:

Für die Verwendung der Plattform sind keine speziellen Software- oder Hardwareinstallationen erforderlich. Eine einfache Online-Registrierung ermöglicht die problemlose Digitalisierung bestehender Prozesse ohne größere Anpassungen.

Nachhaltigkeit und Kostenersparnis

Die Umstellung auf digitale Lieferscheine reduziert den Papierverbrauch erheblich, was sowohl ökologische als auch ökonomische Vorteile mit sich bringt. Die schnellen Prozesse und der Wegfall der physischen Dokumentenhandhabung führen zu direkten Einsparungen bei Zeit und Kosten.

Plattformneutralität und Community-Gedanke

Cloud4Log bietet eine neutrale Plattform, auf der Unternehmen ihre eigenen ERP-Systeme vernetzen können. Dieser Ansatz stellt sicher, dass die Interessen aller beteiligten Stakeholder berücksichtigt werden, was zur Akzeptanz und weiteren Verbreitung der innovativen Lösung beiträgt.

4. So funktioniert der Workflow mit dem digitalen Lieferschein

Schritt 1:
Ein Industrieunternehmen möchte eine Lieferung an den Handel senden. Dabei wird der digitale Lieferschein über eine standardisierte Schnittstelle in der Cloud abgelegt. Mitarbeitende und Fahrer quittieren die Übernahme digital, beispielsweise auf einem Tablet.

Schritt 2:
Der Fahrer erhält einen Link zum Dokument in der Cloud über einen QR-Code, den er vor Fahrtantritt mit seinem Smartphone scannt. Dabei benötigt man nicht einmal eine spezielle App.

Schritt 3:
Während des Transports hat der Fahrer Zugriff auf den digitalen Lieferschein, der die notwendigen rechtlichen Anforderungen erfüllt, und kann diesen beispielsweise bei einer Kontrolle vorzeigen.

Schritt 4:
Beim Eintreffen beim Handelspartner scannt das Personal im Wareneingang den QR-Code, der auf dem Smartphone oder iPad des Fahrers, mithilfe der digitalen Lieferschein-App, angezeigt wird. Dadurch erhalten alle Stakeholder Zugriff auf die digitale Unterschrift, die in der Cloud gespeichert ist.

Schritt 5:
Der Lkw wird entladen, und die Ware wird geprüft. Dabei können Mitarbeitende Anmerkungen hinzufügen, falls nötig.

Schritt 6:
Abschließend bestätigen Empfänger und Fahrer die Warenübergabe durch ihre digitale Unterschrift.

5. Die Signatur mit SAP-Integration

Experteninterview mit Dr. Christian Mosblech über das sign-pad von prismat

Wie sich zeigt, bleiben Unterschriften auch in der zunehmend digitalisierten Welt ein unverzichtbarer Bestandteil vieler Geschäftsprozesse. Um zu verstehen, wie Unternehmen diese traditionelle Praxis in die digitale Ära überführen, haben wir einen prismat-Experten für das Digitalisierungsportfolio rund um Logistikprozesses interviewt – Dr. Christian Mosblech:

I: Hallo Christian, wir möchten heute mit dir als Experten für digitale Logistik über das Gebiet der digitalen Signaturen sprechen. Wir haben gehört, dass prismat mit der Lösung namens sign-pad eine wichtige Voraussetzung für den digitalen Lieferschein für SAP-Anwender*innen schafft. Kannst du uns mehr darüber erzählen?

C: Sehr gern. Das sign-pad ist eine SAPUI5-App, in der Dokumente digital unterschrieben werden können, bspw. auf einem mobilen Endgerät. Die Anwendung ermöglicht es, digitale Unterschriften nahtlos in SAP TM-Prozesse zu integrieren, denn die digitalen Signaturen werden direkt den Business-Objekten hinzugefügt, wodurch der entsprechende Fortschritt innerhalb des SAP-Systems nachvollziehbar (bspw. über das SAP ERP) und in die Dokumente eingebettet. Diese Anwendung bieten wir in zwei Versionen an.

I: Kannst du uns bitte noch den Unterschied zwischen den verschiedenen Versionen des sign-pads erklären?

C: Natürlich. Das sign-pad wird in zwei verschiedenen Versionen angeboten: Basic und Advanced. Die Basic-Version ermöglicht die Erfassung einer einfachen digitalen Signatur, die in PDF-Dokumente integriert werden kann. Diese Variante eignet sich gut für interne Nachweise, bei denen keine gesetzlichen Anforderungen an eine erweiterte Signatur gestellt werden. Auf der anderen Seite ermöglicht die Advanced-Version die Erstellung einer fortgeschrittenen Signatur. Hierbei werden biometrische Daten während des Unterschreibens erfasst und untrennbar mit dem digitalen Dokument verknüpft. Dies bietet ein höheres Maß an Sicherheit und Authentizität für Dokumente, bei denen rechtliche Verbindlichkeit erforderlich ist.

I: Wie werden die Versionen des sign-pads dann in der Praxis eingesetzt?

C: Das sign-pad kann in der Praxis entlang der Supply Chain ganz vielseitig eingesetzt werden. In einigen Situationen reicht eine einfache digitale Unterschrift aus, beispielsweise für interne Prozessdokumentationen, die keine erweiterten Signaturanforderungen haben oder nicht rechtlich bindende Unterzeichnungen. Hierfür bietet sich die Basic-Version des sign-pads an. Häufig werden im Lieferprozess allerdings digitale Unterschriften rechtsgültig benötigt, um beispielsweise Frachtpapiere zu unterzeichnen oder Lieferungen zu bestätigen. Für Unternehmen wie beispielsweise unseren langjährigen Kunden Paulaner, die Wert auf ein Höchstmaß an Flexibilität, Sicherheit und Digitalität legen, ist die Advanced-Version die richtige Wahl. Die Erfassung und Integration von biometrischen Daten während des Unterschreibens gewährleisten das Erfüllen der gesetzlichen Anforderungen und das Einbeziehen externer Parteien.

Foto mit Dr. Christian Mosblech von prismat im Gespräch mit zwei weiteren Logistikprofis

I: Wie genau profitieren die Unternehmen vom Einsatz der Lösung?

C: Unternehmen, die das sign-pad nutzen, profitieren zum Beispiel von einer effizienteren Lieferabwicklung, da das Leisten der Signatur ohne Medienbruch erfolgt. Und da das sign-pad  schnell und unkompliziert in bestehende Prozesse integriert werden kann und durch die Browser-Bereitstellung nicht an eine bestimmte Hardware gebunden ist, profitiert die Prozessgestaltung des Supply Chain Managements von einer flexiblen Nachweislösung. Und nun kommt eben die Cloud4Log-Integration als Ausbaustufe hinzu, um hinsichtlich des Nachweisvorgangs mit anderen Unternehmen zu kollaborieren. 

I: Und was genau hat es mit dieser neuen Ausbaustufe des sign-pads auf sich?

C: Was die Lieferabwicklung angeht, sind ja alle Beteiligten an Transparenz und Nachvollziehbarkeit interessiert. Das bezieht nicht nur die Lieferanten und Dienstleister mit ein, sondern gegebenenfalls ja auch den Endkunde. Die neue Ausbaustufe mit Cloud4Log-Integration für das sign-pad ermöglicht es den Unternehmen jetzt, den gesamten Prozess der Lieferabwicklung digital abzuwickeln und den Verlauf des Lieferscheins abzubilden und zu teilen, ohne den digitalen Prozess unterbrechen und auf Ausdrucke oder Abschriften setzen zu müssen. Ausdrucke als Zwischendurch-Ablage werden komplett eingespart, was nicht nur die Effizienz steigert, sondern im Idealfall auch die Umwelt schont. Der digitale Lieferschein fungiert dabei als zentraler Echtzeit-Nachweis mit Zugriff für alle Lieferbeteiligten.

I: Vielen Dank für diese Einblicke, das klingt nach einer wahren Innovation für die Logistikbranche. 

C: Danke, es hat mir Spaß gemacht, darüber zu sprechen.

6. Fazit

Die Digitalisierung des Lieferscheins ist ein entscheidender Schritt in Richtung optimierter Lieferketten entlang der Supply Chain. Er bietet zahlreiche Vorteile, darunter eine beschleunigte Abwicklung von Lieferungen, verbesserte Rückverfolgbarkeit, erhöhte Datensicherheit und eine Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks. Papierbasierte Prozesse gehören somit zunehmend der Vergangenheit an, da Unternehmen auf innovative Lösungen wie die Cloud4Log-Plattform und das sign-pad von prismat setzen können.
Die Zukunft der Logistikbranche wird zunehmend von digitalen Innovationen geprägt sein, die dazu beitragen, die Lieferketten noch transparenter, effizienter und nachhaltiger zu gestalten. Digitale Lieferschein-Anwendungen wie Cloud4Log und das sign-pad von prismat setzen dabei wegweisende Standards für die gesamte Branche. Mit kontinuierlichen Weiterentwicklungen und Erweiterungen werden diese Lösungen auch in Zukunft eine zentrale Rolle bei der Gestaltung der Lieferketten von morgen spielen.

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